Dokumen Urusniaga
Dokumen adalah penting dalam kehidupan kita.
Setiap bulan kita terima penyata dari Tenaga Nasional (TNB) Penyata ini mencatatkan jumlah yunit letrik yang kita guna dan jumlah ringgit
Syabas juga mengeluarkan bil yang serupa. Bil ini mencatatkan kuantiti air yang kita gunakan. Bil ini dinamakan bil air. Telekom pula mengeluarkan bil telefon atau bil internet.
Serupa dengan IWK, Astro dsbnya. Mereka mengeluarkan bil yang mencatat kuantiti perkhidmatan yang kita gunakan dan jumlah wang yang kita perlu bayar menggunakannya.
Apabila kita bayar bil tersebut kita mahukan juga suatu dokumen bagi mengesahkan bayaran yang kita buat.
Bagi pehak TNB atau Syabas atau Telekom mereka tidak mengeluarkan apa-apa dokumen baru tapi akan mencetak bayaran tersebut pada bil yang kita serah semasa membuat bayaran.
Bil tersebut sekarang mempunyai dua fungsi i.i. sebagai bil dan juga sebagai resit (bukti bayaran telah dibuat/terima).
Kalau kita pembekal makanan, kita pula akan menyerahkan satu dokumen yang mencatat jenis dan jumlah makanan yang yang kita bekalkan. Kita juga catat pada dokumen tersebut jumlah bayaran yang pelanggan perlu bayar untuk makanan yang dihantar. Dokumen ini dinamakan inbois.
Apa bezanya bil, inbois dan resit?
Menurut istilah perakaunan bil atau inbois adalah dukumen yang sama. Bil atau inbois adalah satu dokumen perniagaan yang dikeluarkan oleh penjual/pembekal kepada pembeli/pelanggan yang mencatatkan jenis barangan atau perkhidmatan yang dibekalkan serta kuantiti dan harganya.
(An invoice or bill is a commercial document issued by a seller to the buyer, indicating the products, quantities, and agreed prices for products or services the seller has provided the buyer. An invoice indicates the buyer must pay the seller, according to the payment terms. From the point of view of a seller, an invoice is a sales invoice. From the point of view of a buyer, an invoice is a purchase invoice. http://en.wikipedia.org/wiki/Invoice).
Resit pula adalah suatu dokumen yang mengesahkan satu barangan atau jumlah wang telah diterima sebagai pertukaran barangan atau perkhidmatan.
(A receipt is a written acknowledgement that a specified article or sum of money has been received as an exchange for a good or service. The receipt acts as the title to the property obtained in the exchange. Rujuk: http://en.wikipedia.org/wiki/Receipt)
Contoh bil/Inbois
Klik untuk besarkan rajah
Klik sekali lagi kalau tak berjaya
Klik untuk besarkan rajah
Klik sekali lagi kalau tak berjayaInbois hendaklah sekurang-kurang mencatatkan:-
1. Tajuk dokumen/inbois
2. Nama pengeluar inbois (pembekal)
3. Nama penerima inbois (pelanggan)
4. Tarikh inbois
5. Jenis dan kuantiti barangan/perkhidmatan yang dibekalkan
6. Harga barangan/perkhidmatan yang dibekalkan
7. Jumlah RM yang perlu dibayar pelanggan
8. Pengesahan pembekal (Tandatangan dan copnya)
Klik sekali lagi kalau tak berjaya
Contoh resit
Klik untuk besarkan rajah
Klik sekali lagi kalau tak berjaya
(deposit bank)
Resit bayaran hutang
Resit hendaklah sekurang-kurang mencatatkan:-
1. Nama penerima bayaran
2. Nama pembayar
3. Tarikh bayarn
4. Tujuan bayaran
5. Jumlah bayaran
6. Pengesahan penerima (Tandatangan/Cop)
Klik sekali lagi kalau tak berjaya
Boucer
Untuk memperketatkan kawalan dalaman syarikat biasanya menggunakan satu dokumen kawalan yang dinamakan boucer. Baucer digunakan apabila sahaja syarikat mengeluarkan wang bagi tujuan pembayaran kepada pembekal dan sebagainya. Bayaran tidak akan dibuat tanpa baucer.
Syarat bagi pengeluaran wang menggunakan boucer adalah baucer tersebut hendaklah disemak dan diluluskan oleh kakitangan yang dipertanggung jawabkan.
Saperti contoh di bawah perkara yang perlu dicatat dalam baucer ialah bayaran dibuat kepada siapa, untuk apa dan berapa jumlah bayarannya? Tarikh baucer dan tandatangan orang yang menyediakan boucer, yang menyemak boucer dan yang meluluskan boucer perlu ada pada baucer tersebut sebelum bayaran dibuat. Pehak yang meluluskan bayaran hendaklah mempastikan bayaran adalah sah dan disokong oleh dokumen saperti bil atau inbois.
Klik sekali lagi kalau tak berjaya
Baucer ini dinamakan baucer bayaran.
Kalau bayaran mengunakan cek baucer ini dinamakan baucer (bayaran) cek. Nombor cek perlu di tulis pada baucer tersebut.
Kalau tunai dibayar menggunakan baucer ini baucer dinamakan baucer (bayaran) tunai.
Terdapat satu lagi baucer yang dinamakan baucer panjar (atau petty cash voucer). Baucer ini digunakan apabila hendak membuat bayaran menggunakan dana wang panjar.
Sistem wang panjar diadakan bagi memudahkan kelulusan bayaran yang kecil nilainya dan yang kerap dibuat. Dalam sistem ini seorang kakitangan rendah diberikan kuasa untuk meluluskan bayaran tersebut.
Sistem membuat bayaran wang panjar adalah sama dengan siystem baucer bayaran biasa. Yang beza adalah bayaran hendaklah kecil jumlahnya dan diluluskan oleh kakitangan rendah. Disamping itu wang bayaran diambil dari satu dana yang telah disediakan untuk bayaran panjar. Apabila dana ini berkurangan ianya akan ditambah.
Sistem wang panjar ini akan dijelaskan dalam tajuk berasingan dinamakan Sistem Wang Panjar.
Rengkasan:
1. Bil
2. Inbois
3. Resit
4. Baucer bayaran
1 comment:
nak tanya tuan, ada setengah sistem borang yg jadikan invois sebagai resit bayaran setelah customer bayar. cuma update status Paid je .. adakah resit ini sah sebab telah disatukan dgn invois?
Post a Comment