PERAKAUNAN: MEREKOD TRANSAKSI

MEREKOD URUSNIAGA

Perakaunan melibatkan pengiraan harta dan tanggungan. Harta adalah barangan saperti wang, barangan siap (kalau kita buat tempe maka tempe itulah barangan siap kita. Kalau buat kereta maka kereta yang dijual itulah barangan siap kita), bahan mentah atau barangan belum siap (saperti kacang soya dan air bagi pembuat tempe dan bahan-bahan komponen kereta bagi kilang membuat kereta), bangunan kedai, rumah dan sebagainya. Dalam ilmu perakaunan ianya menjadi harta kita kalau ianya kepunyaan dan hak milik kita. Kita boleh buat apa saja kepada harta tersebut dan orang lain tak ada hak ke atas harta tersebut.

Tanggungan adalah harta kepunyaan pehak lain yang ada pada kita. Misalnya; kita berhutang RM20,000.00. Wang RM20,000.00 kita boleh gunakan tapi ianya adalah hak milik pehak yang memberi hutang (sipiutang) dan kita kena bayar balik mengikut perjanjian pinjaman yang kita buat dengannya. Atau kita beli lori cara ansuran. Lori kita boleh gunakan tapi hak milik lori tersebut berada pada pehak yang memberi sewa beli dengan kita. Setiap bulan kita kena bayar kepadanya sejumlah wang bayaran balik yang telah kita janjikan. Kalau tak bayar mungkin lori tersebut kena tarik (istillah Inggerisnya, repossessed).

Rekod perakaunan mencatatkan harta dan tanggungan kita. Tadi kita dah tahu apa itu harta dan apa itu tanggungan. Harta kita punya dan tanggungan adalah harta kepunyaan pehak lain yang kita pegang atau gunakan.

Sekarang kita focus kepada konsep syarikat atau perniagaan.

Syarikat (atau perniagaan) adalah suatu entiti yang hidup. Ia hidup berasingan dengan tuan punya syarikat. Tuan punya syarikat tak ada apa-apa kaitan dengan syarikat selain dari pembekal modal syarikat. Kalau kita nak saman syarikat kita kena saman syarikat sahaja dan bukan tuan punyanya. Kalau kita berniaga dengan syarikat kita hanya berniaga dengan syarikat bukan dengan tuan punya syarikat. Tuan punya syarikat dan syarikat adalah entiti yang hidup berasingan. Kalau empunya syarikat mati syarikat akan terus hidup. Bagitu juga bila syarikat mati (bankrupt atau gulung tikar) empunyanya akan terus hidup. Keduanya boleh mati bersama tapi tapi kematiannya tidak saling berkait.

Tuan punya syarikat boleh juga berniaga dengan syarikatnya kerana syarikat adalah entiti hidup tersendiri. Tuan punya syarikat boleh juga menjadi kakitangan syarikatnya dan menerima gaji sapertimana kakitangan syarikat yang lain.

Perlu diingat bahawa hubungan antara tuan punyai syarikat dengan syarikat hanyalah bahawa tuan punya syarikat memberi modal perniagaan kepada syarikat.

Tafsiran tentang entity boleh didapati dari:

http://tutor2u.net/business/accounts/accounting_conventions_concepts.htm (Inggeris)

Entiti berasingan (separate entity)
Untuk tujuan perakaunan, sesebuah perniagaan dianggap sebagai satu entiti yang bebas dan terpisah daripada pemiliknya walaupun dari segi perundangan beberapa jenis pemilikan tidak dianggap asing daripada tuan punya. Penyata kewangan sepatutnya menyediakan maklumat tentang perniagaan bukan tentang hal ehwal pemilik perniagaan.

Jika sesuatu perniagaan dimiliki hanya oleh seorang individu (peniaga tunggal) atau sekumpulan individu (perkongsian), undang-undang tidak membezakan antara perniagaan dan pemiliknya. Tetapi jika bentuk perniagaan ialah syarikat, ia adalah entiti perundangan iaitu di segi undang-undang ia dianggap berasingan atau berbeza dan terpisah daripada pemegang saham yang memilikinya.

Bagi tujuan perakaunan, sesuatu perniagaan dianggap sebagai satu entiti yang bebas walau apa pun status perundangan.

Sebagai contoh, jika pemilik tunggal perniagaan menggunakan aset tunai perusahaan untuk membayar bil elektrik rumahnya, belanja tersebut tidak boleh direkodkan sebagai belanja elektrik perniagaan. Tunai yang digunakan perlu direkodkan kerana aset perniagaan telah berkurangan tetapi catatan beregu ialah dengan akaun yang menunjukkan pengurangan hak pemilik tersebut.

Konsep entiti berasingan hendaklah dipatuhi pada setiap masa supaya prestasi perniagaan yang diukur sememangnya berkaitan dengan perniagaan sahaja.

Kita dah tahu tentang harta, tanggungan dan entiti.

Kekarang kita pergi keperingkat berikutnya.

Hubungan operasi syarikat dengan harta dan tanggungannya.

Apa akan berlaku apabila syarikat membeli bahan mentah katakan kacang soya (RM200.00) untuk membuat tempe secara tunai?

Hartanya (kacang soya) akan naik jumlahnya (dan juga nilainya bertambah sebanyak RM200.00) dan,

Hartanya (wang tunai) akan berkurangan sebanyak RM200.00.

Jika kacang soya tersebut dibeli cara hutang (atau kredit) dan dibayar hutangnya di bulan hadapan?

Hartanya (kacang soya) akan naik jumlahnya (dan juga nilainya bertambah) sebanyak RM200.00) dan,

Tanggungannya (hutangnya) juga naik RM200.00

Pada bulan depan bila hutangnya dibayar

Tanggungannya (hutang) akan kurang RM200.00 dan

Hartanya (wang tunai) akan kurang RM200.00.

Kita boleh catatkan kesan belian tunai dan kesan belian hutang saperti rajah di bawah. Bagi setiap transaksi akan terdapat kesan yang (+) dan yang (-). Belian tunai akan membuat harta bertambah dan harta berkurangan. Belian berhutang akan juga menyebabkan harta bertambah dan harta berkurangan. Tapi kesan harta berkurangan terlambat sedikit kerana ianya ditanggung oleh pehak lain buat sementara.

Rajah 01

Kenapa kita rekod urusniaga kita?

Tujuannya adalah untuk mengetahui jumlah asset kita dan juga jumlah tanggungan kita. Juga untuk mengetahui berapakah untung yang diperolehi. Kalau rak rekod manalah kita akan tahu?

Misalnya, jika kita memproses dan menjual tempe kita nak tahu katakan selepas setahun berbuat demikian berapa untung yang kita dapat dan adakah nilai asset kita bertambah atau tidak. Jabatan Hasil Dalam Negeri pun nak tahu kerana mak kutip cukai. Banyak pehak ketiga yang lain nak tahu juga (contoh, bank masa kita nak buat pinjaman).

Kalaulah tak untung dan jumlah asset kita tak meningkat ini bermakna perusahaan kita itu tak perlu diteruskan.

Cara mengira untung adalah saperti berikut:-

Jumlahkan semua jualan tempe kita, kemudian tolak kos memproses tempe (kos bahan mentah + kos air + kos letrik + kos sewa + kos pengangkutan + kos pembungkusan + lain-lain kos yang ada sangkut paut dengan pengeluaran tempe). Hasilnya adalah untung kita.

Apa yang perlu dibuat ialah merekod dan menjumlahkan semua jenis kos dan semua jenis hasil pendapatan kita dengan lengkap. Contohnya, kita rekod dan kirakan hasil jualan tempe kita untuk katakan setahun. Kemudian kita kumpulkan kos belian kacang soya untuk tahun itu dan jumlahkannya. Begitu juga dengan lain-lain kos seperti kos letrik, kos air, kos sewa/penggunaan bangunan, dll direkod dan dijumlahkan untuk setahun itu. Kemudian kita buat kiraan:

Contoh di atas merupakah satu contoh yang mudah kerana proses pengeluaran tempe sangat simple. Walau bagaimana pun konsep yang sama digunakan dalam menghasilkan akaun syarikat gergasi saperti