Lain Artikel:
http://alhudaakaun.blogspot.com
Pelarasan Bank
Apakah yang anda lakukan tatkala kali pertama anda menerima slip gaji anda?
Apakah yang anda lakukan apabila menerima penyata KWSP anda?
Bagi kedua-dua soalan di atas sudah tentulah anda akan meneliti penyata tersebut dan memastikan isi kandungannya adalah sahih dan tiada berlaku kesilapan.
Apa pula yang anda buat apabila menerima penyata bank anda?
Tentulah perkara yang sama i.i. memastikan kesahihan penyata tersebut.
Adakah mungkin bank merekodkan transaksi yang kita tak buat?
Misalnya, kita tak keluarkanr tunai RM100.00 tapi tercatat pada penyata bank ini terjadi.
Pernah ini terjadi pada seorang Pengurus syarikat. Tapi bila diselidik oleh bank, pengeluaran memang dibuat dan direngkaskan cerita pengeluaran itu dibuat oleh Setiausaha pengurus tersebut tanpa pengetahuan bossnya.
Ini terjadi kerana Setiausaha tersebut menyimpan kad ATM bossnya dan memperolehi PIN atau nombor rahsianya kad ATM tersebut dari bakul sampah bossnya.
Salah satu sebab penyata bank perlu disemak kesahihannya adalah bagi mengelak penipuan oleh pehak ketiga saperti contoh di atas.
Tapi sebab yang lebih penting ialah untuk kawalan dan perancangan kewangan, khasnya bagi syarikat atau peniaga. Semakan ini dapat mencekapkan kegunaan dana dan menambah untung operasi. Data dari penyata bank membolehkan analisa dan merancang kegunaan dana yang lebih cekap.
Contoh: Kalau baki akaun bank terlalu tinggi syarikat akan rugi kerana dana/wang yang tersimpan dalam bank tak mendatangkan hasil. Lebih baik dana/wang tersebut dikeluarkan dan diniagakan. Lebih rugi lagi jika syarikat tersebut menggunakan pinjaman bank dimana terpaksa bayar kos pinjaman/faedah/riba dan lain-lain perbelanjaan saperti kos guaman dll. Ini tak termasuk kos sampingan saperti sogokan dan duit kopi.
Banyak syarikat meninggalkan baki akuan bank yang minimal supaya kos operasi dapat dikurangkan dan dengan itu meningkatkan untung.
Tapi jangan sampai mengeluarkan cek tendang disebabkan baki akaun bank yang tak cukup. Pandai-pandailah mengawalnya.
Menurut peraturan Bank Negara, sesiapa yang mengeluarkan banyak cek tending, akaun banknya akan disenarai hitamkan dan empunya akaun bank tersebut tidak boleh membuka akaun bank di lain-lain bank.
Proses Pelarasan
Saperti dinyatakan tadi, tujuan semakan terhadap penyata bank ialah untuk memastikan kesahihan penyata tersebut. Dengan lain perkataan kita nak pastikan perkara yang tercatat dalam penyata tersebut adalah betul.
Bagi tujuan ini, penyata bank (rekod bank) dibanding dengan rekod kita Dalam konsep perakaunan rekod “buku tunai” atau “buku bank” adalah rekod kita. Buku ini mencatatkan semua kegiatan keluar-masuk wang yang melibatkan akaun bank tersebut.
Sepatutnya semua yang kita rekod dalam Buku Bank (rekod kita) mestilah sama dengan apa yang direkod oleh bank (penyata bank). Rekod kita = rekod bank. Tapi ini tak semestinya berlaku kerana ada kalanya yang kita rekod tidak/belum direkod oleh bank dan apa yang bank rekod tidak/belum kita rekodkan dalam buku kita. Atau kadangkala tidak direkodkan langsung jika terdapat masaalah komunnikasi.
Contoh:
Kita keluarkan cek RM1000 pada 29 haribulan. Kita rekod dalam buku kita RM1000 telah dikeluarkan. Cek tersebut kita berikan kepada contohnya, Madrasatul Huda pada 30 haribulan. Madrasatul Huda deposit cek tersebut pada 5 haribulan bulan berikutnya.
Adakah bank akan merekod bayaran cek tersebut pada bulan itu atau bulan hadapan?
Sudah tentu kita rekod pada bulan itu tetapi bank rekod pada bulan hadapan. Jadi penyata bank bulan itu tak termasuk bayaran RM1000 tersebut. Tapi buku kita dah termasuk. Jadi baki buku kita tak sama dengan baki dalam penyata bank.
Apa kata kalau Madrasatul Huda deposit cek tersebut selepas 3 bulan? Atau selepas 9 bulan?
Sudah tentu rekod bank akan hanya merekod keluaran RM1000 selepas 3 bulan. Atau tidak direkodkan langsung kerana cek tersebut luput lepas 6 bulan (peraturan bank) dan menjadi tak laku.
Kesannya: Baki akaun bank dalam rekod kita kurang dari baki dalam penyata bank (rekod bank).
Itu baru nilai RM1000. Kalau ada 20 cek yang belum didepositkan oleh penerimanya berapakah jumlahnya?
Menurut rekod kita jumlah ini kita susah keluar dari akaun bank (dah digunakan) tapi bank masih anggap jumlah itu “masih belum digunakan”.
Bagi pehak yang bijaksana jumlah dana/wang yang “dah guna”-”belum guna” ini boleh digunakannya bagi tujuan operasi lantas dapat menjimatkan kos operasi (dan menambahkan untung).
Banyak lagi perkara yang menyebabkan rekod bank tak sama dengan rekod kita. Contoh di atas satu saja. Yang lainnya mungkin disebabkan oleh:-
1. Cas perkhidmatan, faedah yang dikenakan oleh bank, cas memproses cek tunai (RM2.00), standing instruction, bayaran cek tending. Cas dan bayaran perkhidmatan ini dicatat oleh bank dalam penyata bank tapi mungkin tidak dicatat dalam rekod kita.
2. Cek keluaran kita yang belum dideposit ke dalam bank atau dideposit lambat oleh penerima cek tersebut. Kita dah rekod dalam buku kita tapi bank belum terima dan belum debit akaun kita.
3. Cek kita terima tapi belum dihantar ke bank. Buku kita dah rekod tapi bank belum rekodkan lagi.
4. Cek kita terima dan hantar ke bank tapi belum dikredit ke dalam akaun kita oleh bank. Buku kita dah rekod tapi bank belum rekodkan lagi.
Perbezaan rekod kita dan rekod bank perlu dikenal pasti puncanya. Proses ini menyelaraskan rekod kita dengan rekod bank atau istilah digunakan ialah Pelarasan Bank.
Hasil pelarasan ini kita boleh mengemaskinikan rekod kita supaya selari dengan rekod bank.
Pelarasan Bank juga dapat mencegah penipuan yang melibatkan dana syarikat.
Rengkasan:
Rekod Penyata Bank tak mestinya sama dengan dengan rekod kita.
Tak sama ini disebabkan kerana ada transaksi yang dicatat oleh bank tapi kita belum catat. Dan ada transaksi yang kita catat dalam buku kita tetapi bank belum catat dalam rekodnya.
Peranan pelarasan bank ialah mengenal pasti apa yang kita catat tapi bank tak catat dan apa yang bank catat tapi kita tak catat.
Hasinya: 1). Rekod buku kita dapat diselaraskan dengan penyata bank.
2). Penipuan jika berlaku dapat dikesan dengan cepat.
Pelarasan bank hendaklah dibuat sebaik sahaja penyata bank diterima.
AMPS 080823
Agihan Kos Pengeluaran
